如果公司内部开一个吐槽大会,差旅报销一定是热门议题。现场battle热烈,员工代表和财务代表各执一词。
员工认为:出差体验差、报销慢、垫资开票太低效。
财务反驳:都是按照财税合规要求操作的,申请、贴票、报销、审票、结算、归档一步都不能少。
员工很委屈:月薪1万,垫付5000,1个月报销下来算快的,每一次出差、接待都是这样,周而复始。
财务也委屈:月底报账期,大量发票堆积在桌上,贴错的、贴反的、贴了忘记签字的什么样的都有。大量审批等待通过,一个个核对预算、标准和细则,想快都快不起来。每一个报账期都是如此。
如此冗长低效的流程真的可以被优化吗?员工可以从漫长繁琐的报销流程中解脱吗?财务可以从低效重复的审批报账中抽离吗?答案是肯定的,因为我们有更好的报销方式——无需报销。
合思·易快报推出的全链路L4级无需报销解决方案,实现聚合消费、费用报销、导入验票、智能审批、自动支付、财务记账、票据归档的全链路数字化闭环。不仅可以让员工因公消费实现无需垫资、无需开票、无需提单;让财务压力极致释放,数据流程安全合规;也可以让企业实现“事前、事中、事后”全流程费用管控。
合思·易快报无需报销解决方案在北京中亦科技股份有限公司(以下简称中亦科技)的成功实践,是一次里程碑式成功——大大提升员工满意度、降低差旅成本,效率提升20倍。
01财务流程太耗时,差旅场景不友好?
作为中国信创服务领军企业,中亦科技以“锻造凝炼IT服务 助推用户事业发展”为使命,以“服务+产品”双轮驱动为业务发展战略,致力于为客户提供传统架构+云架构的全覆盖服务,在为客户提供IT基础架构层面从架构搭建、运行维护到自动化、智能化运维的全流程服务的同时,为客户提供基于IT应用架构层的运营数据分析服务。中亦科技于2022年7月在深交所创业板上市。
作为一家上千员工的上市企业,中亦科技每月要产生大量的差旅费用,在员工奔波于各地出差、谈项目、解决产品问题之时,财务也在为大量的报销、审票、报账头痛。
“每个月差旅申请上千条,员工报销节奏参差不齐,有漏票或贴票不规范的情况,每月都要在此耗费很长时间。”这是中亦科技财务人员的真实感受,每个月固定且重复的工作,极大占用了财务人力成本。
“我们的差旅成本是需要归集到项目成本中的,大家零散的报销却很难直接归集到项目上,需要到系统里逐一查看和核算。”中亦科技管理层希望直观看到某个项目在时间范围内的差旅支出,却根本没有这类统计维度。过往,此类需求需要财务线下手动计算,时效慢、准确度也难保障,且仅能提供拆分到部门的数据,难以进一步细化。
对于频繁出差、服务各大银行的中亦科技工程师来说,差旅场景也并没有那么“友好”。申请时需要填写复杂的差旅申请单明细,报销时还要再写一次;出差的机票、火车票和住宿都需要自己垫资开票,火车票还要记得去车站取纸质票,否则也无法报销;各种贴票规范、领导层审批,让整个报销流程更加复杂。相比报销占用的时间,员工更愿意释放其到更多可为企业创造价值的工作上。
合思·易快报无需报销解决方案的上线,改变了这一现象。
02当“无需报销”赋能于传统财务,新体验来了!
合思·易快报无需报销解决方案上线后,助力中亦科技差旅场景实现颠覆式变革。合思·易快报无需报销解决方案贯通了从员工申请、消费、对账,统一结算&开票、生成财务凭证的全流程,消除传统报销流程中的冗余节点,将费控管理操作环节大幅压缩,以数字化手段助力企业费用管控真正实现由“事后”控制向“事前”、“事中”控制转变。
在合思·易快报无需报销解决方案加持下,员工、财务、管理层受益:
差旅场景更友好,员工出差仅需2步
此前,员工出差需垫资开票、提交报销单、贴票、等待重重审核、打款。而现在仅需2步即可完成全部出差申请及费用报销流程。
Step 1:员工在易快报内提交差旅申请单,填写出发地、出发时间等行程明细。
Step 2:差旅申请单审批通过后,员工直接去合思商城进行机票、酒店、火车票订购,企业直接支付,员工无需垫资;差标控制已预置在商城内,订购时超标有提示,同屏比价很清晰。
线上智能化加持,财务对账核算仅需3步
财务1人仅需3步即可高效完成对账单导入、按区域维度拆分子对账单、审批子对账单、系统内统一结算&统一开票及自动生成财务凭证全流程。
Step 1:在系统内获取商城对账单,而后导入对账结算系统。
Step 2:点击“生成子对账单”,系统会按照拆分规则进行创建子对账单。
Step 3:跳转至对账概览,点击“发起对账”即可将子对账单发送对应审批人进行审核。
解放繁琐申请流,员工福利不鸡肋
差旅之外,中亦科技还有用车和用餐的场景。此前,员工在加班打车时,需要申请开票、事后报销;现在,通过差标(打车时间、出发地)进行消费合规控制,一键选择未超标车型,即可实现加班用车场景下的无需报销,用餐申请亦是如此简单。月底由合思商城与供应商企业统一结算,真正将员工和财务从繁琐的申请流中解放出来,释放更多创造力。
高级报表实时更新,精准数据助力项目管理
以更精准的数据和可定制的报表维度,助力项目管理和企业决策。通过高级报表搭建差旅报表,可实现数据实时更新和深度挖掘,助力管理层及管控部门实时洞察差旅支出等费用类目变化情况。通过项目管理台账,还可以看到归结于具体项目下的累计差旅支出情况。同时,通过高级报表数据分析,可见具体费用支出类目的比例和变化曲线,并可据此逐步完善定额预算模型。
03对账215万条,效率提升20倍!
今年3月23日,合思·易快报无需报销解决方案正式上线,目前,中亦科技全公司范围内已完成“无需报销”的场景覆盖,并成功完成2022年度1月-10月的数字化报账,累计对账215万+条,并完成 360条子账单拆分。
合思·易快报无需报销解决方案上线,所带来的效率提升是惊人的。在刚刚过去的9月,从对账、拆分子对账单、统一结算&开票、生成财务凭证,中亦科技财务部门的1位员工仅用2小时就全部完成,且准确率100%。相较于此前每月繁琐冗长的收票审票、手工做账、导入系统生成财务凭证的流程,效率提升高达20倍。
在项目交付后的访谈中,来自中亦科技多个部门员工和财务人员对无需报销体验集体点赞——“现在的差旅出行简直‘太丝滑了’!”在无需报销解决方案的加持下,企业不仅省去了之前垫资、开票、贴票报销的时间成本,还让员工们体验到了“我出我的差,公司来买单”的快感。差旅和日常报销真正变成了“快事一件”。
而对于领导层及管理者来说,通过无需报销服务解决方案提供的多维度消费账单和分析模型,可以帮助管理者动态挖掘企业消费可节省的空间和可优化的选项。另外,全链路的全息数据自动化流转、真实透明,可有效帮助企业规避操作风险提升合规经营能力,帮助企业实现看得见的降本增效。
更好的驾驶是无人驾驶,更好的报销是无需报销。在合思·易快报创始人兼CEO马春荃看来,无需报销最终要达到的层次并不是管控,而是决策分析。“管控是一种动作,决策分析是一种策略,企业的运营策略若能科学、精准、智能化,报销就会实现基于策略的智能化自动运行。随着企业数字化管理的全面推进,无需报销必然成为企业费控报销管理的标配。”