越来越多企业开始认识到建设电子会计档案的必要性,但在落地实践中,很多企业完成电子会计档案实施后却“买而不用”,在管理对象、管理思维、管理方式未能同步转型之外,企业所应用的电子会计档案系统能否真正支撑“单轨制+单套制”,更是会计档案电子化能否真正落地应用的关键。
“不实行单轨制+单套制,做电子会计档案只能增加工作量,因此,‘双轨制+双套制’的电子会计档案管理,不仅使得一部分的电子数据散落在各处、增加了管理成本和调阅难度,‘实物管一套,电子管一套’的双轨制方式,工作量比传统方式更高、流程也更复杂。”在合思·易会档负责人柴晓男看来,电子发票及无纸化办公时代,企业电子会计档案管理的必然路径是——电子文件的“单轨制+单套制”,通过“无纸化”办公产生和收集的电子文件,应当直接以电子方式归档,不再以“纸质+电子”方式归档保存。
01单轨单套 VS 双轨双套?
在企业圈层中已达成共识的是,曾经将档案装订成册、标着复杂编码和标签的传统会计档案管理方式,已经没有出路了。
2020年,《 财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中明确提到,单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。同时,《会计档案管理办法》中也明确要求,“电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交。”这也就意味着,会计凭证原文件为电子形式的,无论如何都需要保存。
随着电子会计凭证愈发普及,企业已到了必须考虑“如何管理电子会计凭证”的问题,迫切需要从传统会计档案管理中脱离开来。因此,在纸质和电子原文件混合阶段,电子会计档案系统已经成为了必然选择。只是,在电子会计档案具体到每一家企业的落地层面,出现了两种路径:单轨制+单套制,或双轨制+双套制。
“现阶段,很多企业会采用‘双轨制+双套制’方式,这是最常见的,也最暗藏风险。双轨制之下,文件运行状态是线上线下流程并存的,在线上走完信息化流程之后,线下又打印出一套,降本增效无从谈起。会计档案存储和调阅也面临着巨大的问题,纸电混合的状态下,调取和借阅都会更费时费力。同时,也有一些企业只留存纸质的一套存档,而电子的没有做留存,这显然是不合规的。”柴晓男坦言,即便纸质档案和电子档案同时留存满足了合规性管理,但也无法避免地导致企业财务档案管理成本增加、企业财务档案的效率降低、员工使用意愿降低。
单轨制+单套制解决方案,则彻底打破了“双轨制+双套制”的弊端。作为电子会计档案全生命周期的专属管家,合思·易会档推行电子文件“单轨制+单套制”,并通过这一路径实现电子会计档案的核心应用价值——会计档案不打印。在合思·易会档在企业内部全面落地后,电子文件、纸质文件将全部实行电子归档,仅保留纸质原文件及少量的具有永久保存价值的电子会计档案纸质打印件,作为备查。
柴晓男表示,“此前企业传统会计档案管理方式中,线下是最完整的一套,现在单轨制+单套制之下,仅保留完整的电子文件运行轨道和电子文件存储状态,少量且必要的纸质原文件仅用做诉讼、审计等备查,而最完整一套档案是线上的电子化档案,用于未来整个企业档案的使用、配合外部审计稽查等相关工作。”
02上了电子会计档案
哪些电子凭证可以不再打印?
“单轨制+单套制”是企业电子会计档案管理的最高形态,这一点已成为共识。但仍有很多企业在上了电子会计档案之后,仍然不得不退回到传统的、纸质的会计档案管理阶段,或者步入“双轨制+双套制”误区。其中根本原因是——企业自身无法明确会计档案中哪一部分是可以不打印的,哪一部分是需要打印出来的。这就导致“为了不出错,不如全部都打印出来”的错误认知。
“不管是在79号令、档案法,还是财会6号文,以及整个行业标准中,都已经明确了对于电子会计档案管理范围。企业内部生成的电子版原文件可以不打印,外部来源的可靠的电子原文件也不需要打印,只有具有永久保存价值的才需要打印。”柴晓男说。
柴晓男举例,“以外部来源为例,纸质增值税专用发票是必须要留存原文件的,用于配合审计、稽查,甚至相关的刑事诉讼等等,作为留存依据;以内部来源为例,我们必须要打印具有永久保存价值的文件,例如经审计盖章的企业年度财务报告纸质原件等,其他无永久保存价值的文件可按规定不打印。”
《会计档案保管期限表》
在企业财务档案电子化的落地过程中,占据财务工作量最大的是记账凭证管理。电子发票完全可以不打印的,甚至高达70%以上的其他财务文件均可不打印,在管理思维上完成转变后,加之一套完备的、可真正落地单轨制+单套制方案的电子会计档案,即可实现企业会计档案管理电子化的最终目标。
03“单轨制+单套制”
合思·易会档的电子会计档案管理有何不同?
在电子会计原始文件越来越多的情况下,企业如何适应国家政策对于档案管理新要求,如何规避档案管理过程中的应用风险,如何真正通过电子会计档案落地实现降本增效、节能减排的核心目标,“单轨制+单套制”是必由之路,合思·易会档则是电子会计档案“单轨制+单套制”的的最佳落地方案。
通过全面闭环的数字化档案管理系统,合思·易会档可以让企业电子会计文件始终以电子状态平稳运行,以电子存档方式最终完成归档,以数字化思维去管理、利用档案,保证电子会计档案准确性、完整性、可用性、安全性全面落地。
档案采集方面:
电子会计原始文件通过电子原文件校验、业务质检、四性检测等检测方案,保障档案数据的真实完整和合规,支撑企业可以主动在业务流转环节选择不打印,始终以电子状态运行,完全“去纸化”,打破“电子会计凭证打印归档”的管理思维。
整理制档方面:
电子会计资料以元数据管理和规则引擎的组合应用替换人工整理组装,制档过程防篡改和数据泄露,实现制档环节“无纸化”,完成电子会计资料转变为电子会计档案的线上整理工作。
数据安全方面:
电子会计档案在线备份、异地备份、容灾备份、定期检测、数据恢复、数据加密等安全机制,确保电子会计档案电子化存储安全。
调取利用方面:
电子会计档案利用环节以线上利用为主,纸档只做备查。非必要环节,不再仅依赖纸质档案的提供,化被动管理为主动利用,让电子会计档案真正发挥高效、共享、全面的价值。
作为企业财务数字化转型中的重要一环,电子会计档案要真正可落地并发挥价值,就不应单独存在,而是贯穿从企业业务、财务,到税务、资金及档案管理的全链路中,通过自定义业务模型和低成本可视化配置的集成平台,帮助企业更好适应数字化产业管理、更好完成数字化产物的存储,最终帮助企业更好承接所有数字化转型的成果。基于合思·易快报L4级无需报销解决方案的全链路支撑,合思·易会档在归档环节能够更好承接企业全面转型的结果,助力企业财务数字化。
全链路打通后,合思·易会档可实现财务档案全量数字化,数据流转更完善、智能采集更精准、档案调取/利用更丝滑、数据更完整透明,通过自动获取原文件、拉取元数据,智能组装,减少了财务在档案采、制、存、用全场景工作的复杂工序,也规避了档案管理风险,达成企业财务档案管理工作中“降本增效”的目标,实现真正的“无需归档”。
随着全电时代的到来,电子签名、电子文件越来越普及,备查的纸质文件也随之越来越少。未来可能只有极少的一部分实物备查文件,更多的档案文件都会在“单轨单套制”方案中运行,通过单轨单套制真正实现企业电子会计档案价值的最大化。